SIstem Akuntansi Pembelian

     Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi 2, yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam fungsi akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur, yakni :

a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Dasar dari permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang, bila saldo mendekati jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat permintaan pembelian.

b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, kemudian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Order pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar pertama untuk pemasok, lembar kedua untuk gudang, lembar ketiga untuk voucher, lembar keempat untuk arsip.

c. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan melaporakan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

d. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

• Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 
• Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaaran harga kepaa para pemasok untuk memeroleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. 
• Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang. 
• Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang. 
• Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN

Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah :

• Jenis pesediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali.
• Order pembelian yang dikirim kepada pemasok.
• Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
• Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
• Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
• Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
• Daftar harga barang dagangan, atau daftar bahan baku yang relatif penting.
• Kontrak pembelian dan realisasinya.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Dokumen yang digunakan adalah :

• Surat permintaan pembelian.
• Surat permintaan penawaran harga.
• Surat order pembelian.
• Laporan penerimaan barang.
• Surat perubahan order.
• Bukti kas keluar.

CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

Catatan akuntansi yang digunakan adalah :

• Register buku kas keluar.
• Jurnal pembelian (Register Pembelian).
• Kartu utang.
• Kartu persediaan.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

Unsur pengendalain intern dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalain intern akuntansi, yaitu menjaga kekay.aan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Unsur pokok sistem pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

1. Organisasi

• Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
• Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
• Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
• Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu bagian dari fungsi tersebut.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

• Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disiman dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai barangm untuk barang yang langsung pakai.
• Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
• Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
• Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
• Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
• Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3. Praktik yang sehat

• Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabka oleh fungsi gudang.
• Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
• Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
• Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
• Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
• Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
• Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dlam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
• Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besarukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
• Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oelh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

BUKTI TRANSAKSI YANG DIGUNAKAN

Bukti Transaksi yang digunakan meliputi :

• Permintaan Pembelian. Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang, atau dari gudang, tergantung sitem yang berlaku.
• Permintaan Daftar Harga. Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang kepada pemasok atau daftar pemasok.
• Pesanan/Oder pembelian.Bila pemasok tersebut sudah dapat dipilih, maka bagian pembelian akan menertbitkan pesanan/ oder pembelian.
• Laporan penerimaan barang. Bila barang sudah datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuanitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.
• Faktur dari pemasok. Bila barang yang dipesan sudah datang, biasanya pemasok segera mengirimkan faktur.
• Voucher Utang. Bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar, kemudian diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu dan waktu tertentu. 

Sumber : http://www.jtanzilco.com/main/index.php/component/content/article/1-kap-news/164-sistem-kuntansipembelian